Când o firmă angajează prima persoană, ea devine angajator, ceea ce aduce obligații noi: un contract individual de muncă, înregistrarea angajatului în evidențele prevăzute, calculul și plata salariului și a contribuțiilor, raportări lunare și păstrarea unor documente despre personal. Nu e un proces imposibil, dar cere ordine și ajutorul unui specialist. Mai jos, termenii esențiali explicați simplu și pașii de urmat.
Mini-dicționar pentru un angajator la început de drum
- Contract individual de muncă: acordul scris dintre angajator și angajat, care stabilește funcția, salariul, programul și drepturile fiecărei părți.
- Fișa postului: documentul care descrie sarcinile și responsabilitățile angajatului.
- Registrul de evidență a salariaților: evidența electronică în care se consemnează contractele de muncă și modificările lor.
- Stat de plată: documentul care arată salariul brut, rețineri și salariul net al fiecărui angajat.
- Contribuții: sume datorate statului pe baza salariilor, o parte reținută din salariul angajatului, alta în sarcina angajatorului.
- Pontaj: evidența zilelor și orelor lucrate sau lipsite.
- Medicina muncii: controlul medical prevăzut pentru angajați, în funcție de post.
Pasul 1: pregătește-te înainte să semnezi
Înainte să angajezi, clarifică postul, programul, salariul și condițiile de lucru. Discută cu contabilul ce costuri totale presupune un angajat, nu doar salariul net, ci și contribuțiile, eventualele beneficii și cheltuielile administrative. Verifică dacă firma este înregistrată corect ca angajator și dacă are accesul necesar în sistemele electronice pe care le vei folosi pentru înregistrarea contractului și pentru raportări.
Gândește-te și la ce înseamnă, în practică, un angajat pentru ritmul firmei: sarcini noi lunare, termene care nu se pot amâna, răspundere față de o persoană care depinde de salariul primit. Un angajator care își organizează din timp aceste obligații descoperă că ele devin repede obișnuință.
Pasul 2: contractul individual de muncă
Contractul se încheie în scris, înainte ca persoana să înceapă lucrul, și conține elemente stabilite prin reguli: părțile, funcția, locul de muncă, salariul, durata, programul, concediul. Nu copia un model fără să-l adaptezi. Cere ajutorul contabilului sau al unui specialist în resurse umane pentru redactare și păstrează un exemplar semnat de ambele părți. Un contract clar previne multe neînțelegeri ulterioare.
Dacă este vorba despre un contract pe perioadă determinată sau cu program redus, regulile aplicabile diferă, iar contractul trebuie să reflecte exact aceste particularități. Nu presupune că modelul folosit pentru un angajat cu normă întreagă se potrivește și altor situații.
Pasul 3: înregistrarea angajatului
Contractul trebuie înregistrat în evidențele prevăzute înainte de începerea activității, într-un cadru de timp stabilit prin reguli. Aceasta se face, în general, electronic, de către angajator sau de către contabil în numele lui. Asigură-te că acesta știe de angajare cu suficient timp înainte. Datele angajatului trebuie să fie corecte, deoarece orice greșeală poate afecta declarațiile ulterioare.
Pasul 4: documentele de personal
Pentru fiecare angajat, firma ține un dosar cu documentele relevante: contractul, fișa postului, actele de identitate sau copii ale lor, documente de studii sau calificare dacă sunt cerute, dovada controlului medical, instructajele privind sănătatea și securitatea în muncă. Păstrează-le în siguranță, cu acces limitat, pentru că ele conțin date personale protejate de reguli specifice. Informează angajatul despre modul în care îi sunt prelucrate datele.
Notează data de început și perioada de probă, dacă există, într-un loc vizibil din calendar.
Pregătește un mic pachet de primire: regulile interne, programul, persoana de contact pentru întrebări, cum se cer concediile, cum se raportează o absență. Un angajat care știe de la început cum funcționează lucrurile cere mai puține clarificări și face mai puține greșeli.
Pasul 5: salarizarea lunară
În fiecare lună, trebuie calculat salariul pe baza timpului lucrat și a drepturilor angajatului, stabilite contribuțiile și impozitul, plătite sumele către angajat și către buget și transmisă declarația aferentă. Mecanica raportării lunare, inclusiv ce se completează și când, este prezentată în materialul despre declarația 112 și contribuțiile salariale, pe care merită să-l parcurgi înainte de prima lună de salarizare.
Stabilește de la început o dată fixă lunară pentru transmiterea pontajelor către contabil și o dată de plată a salariilor, anunțate angajatului în scris.
Pregătește și o procedură simplă pentru situațiile neașteptate: ce faci dacă angajatul se îmbolnăvește, cum se anunță absența, cine aprobă modificările de program. Cu cât răspunsurile sunt scrise dinainte, cu atât eviți discuții tensionate în momente delicate.
Pasul 6: concedii, absențe și modificări
Angajatul are dreptul la concediu de odihnă și la alte tipuri de absențe, iar fiecare trebuie consemnat. Ține o evidență simplă a zilelor de concediu efectuate și rămase. Orice modificare de salariu, de funcție sau de program se face prin act adițional, comunicat contabilului. Nu face înțelegeri verbale pe care să nu le poți demonstra mai târziu.
Pasul 7: gândește-te și la încetarea contractului
Deși pare prematur, e util să știi că încetarea contractului are propriile reguli și documente. Chiar de la început, păstrează o evidență ordonată, astfel încât, dacă relația se încheie, să poți face lucrurile corect. În caz de dubii privind o concediere sau o încetare, nu acționa pe cont propriu, ci cere ajutor de specialitate, pentru că greșelile aici pot fi costisitoare.
Ce rămâne de organizat intern
- un dosar pentru fiecare angajat, cu acces controlat;
- un calendar al scadențelor lunare pentru salarizare;
- o procedură simplă de pontaj și de aprobare a concediilor;
- un canal clar de comunicare cu contabilul pentru toate schimbările de personal.
Pentru o privire de ansamblu asupra obligațiilor firmei față de administrația fiscală, inclusiv în calitate de angajator, vezi materialele despre relația cu ANAF. Iar pentru alte explicații pe teme fiscale, în limbaj accesibil, FiscalPress poate fi un loc la care revii pe măsură ce firma crește.
